Veja como organizar um evento empresarial

Eventos empresariais de variadas proporções dependem de um bom planejamento e execução para serem um verdadeiro sucesso.

Seja para promover um produto, reunir funcionários ou aproximar-se dos clientes, qualquer tipo de evento deve seguir determinados requisitos para garantir que o seu objetivo seja cumprido. Além disso, uma organização adequada impede imprevistos e encarecimento das despesas, impactando diretamente no resultado final.  Por essa razão, veja como organizar um evento empresarial 

Defina o público que participará do evento

Um dos passos iniciais a serem dados é a delimitação do perfil do foco do evento. Isso ocorre, pois cada público possui uma determinada preferência, necessidade e objetivo. Funcionários, clientes, estudantes ou parceiros possuem hábitos e interesses diferentes, que devem ser considerados desde a elaboração do calendário.  

Defina uma data

Um dos elementos mais importantes a serem definidos é o dia e horário do evento, uma vez que podem impactar significativamente no interesse e participação dos convidados. Além disso, o prazo de planejamento depende da data, já que divulgação, escolha da equipe e serviços como contratação de buffet e equipes terceirizadas exigem um tempo mínimo para serem realizados.

Defina a equipe que participará do evento

Dependendo da complexidade e necessidade de serviços envolvidos no evento, é necessário uma equipe responsável por cada etapa. Assim, quanto mais cedo é definido o grupo de participação, maiores são as chances de todo o planejamento ser executado respeitando os prazos.

Defina o local

Seja na própria empresa ou em um local externo, é de suma importância definir o local do evento com base na capacidade de pessoas que pode abrigar, além da estrutura que oferece (se possui tendas, cadeiras, equipamentos de som) e localização. Recomenda-se que seja escolhido uma localização de fácil acesso e que recursos como placas sejam usadas para indicar o lugar do evento.

Divulgue o evento

A divulgação pela internet (redes sociais, email, site) ou por meios físicos como banners e panfletos são ótimas estratégias de alcançar o público. Contudo, antes é preciso considerar o perfil dos participantes para garantir que os anúncios serão destinadas às pessoas adequadas. 

Busque referências

Seja para decoração, buffet ou estrutura, buscar modelos para se inspirar é uma ótima forma de reunir referências que ajudarão no planejamento e execução do evento. Na internet é possível encontrar portfólios, além de contatos para a contratação de serviços. Assim, com uma pesquisa de qualidade, as melhores opções são escolhidas.

Peça feedbacks

Para ter uma visão geral após sua realização, é importante pedir um feedback para os participantes por meio de formulários físicos ou online. Dessa forma, é possível visualizar quais são os pontos de melhora e de sucesso, contribuindo para a elaboração de eventos futuros.

Conclusão

Planejar eventos empresariais de variadas proporções exige tempo, organização e um bom planejamento para acontecer conforme o desejado. Por isso, seja para fins de comemoração, reunião de colaboradores ou aproximação de público, é recomendado conhecer bem o perfil a quem se destina o evento, além de considerar todos os fatores que impactam na sua realização, como data e localização.

Você gostou de saber mais sobre como organizar eventos empresariais? Compartilhe esse post em suas redes sociais e divida o artigo com seus amigos!

Quer encontrar o seu apartamento ideal?

Preencha com os seus dados que a gente ajuda você.